Dokumenten-Management aus Gevelsberg

Dokumente finden, statt sie zu suchen.

edv-trend digitalisiert und archiviert Ihre Geschäftsunterlagen und E-Mails rechtssicher, sodass Ihr Team jedes Dokument in Sekunden findet. Das spart Zeit und Papier, während zugleich die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllt sind.

„Wo liegt eigentlich die aktuelle Version dieses Vertrags?"

„Dürfen wir diese Unterlagen schon vernichten oder müssen wir sie noch aufbewahren?"

„Wie viel Arbeitszeit verlieren wir jede Woche mit der Suche nach Dokumenten?"

Wer Dokumente sucht, verliert Zeit und Geld

Wie lange brauchen Sie, um einen Vertrag von vor drei Jahren zu finden?

In vielen Unternehmen liegen Unterlagen als Papier im Ordner, als Scan auf einem Netzlaufwerk oder als Anhang in einem Postfach. Jeder legt anders ab, sodass die aktuelle Version nur mit Glück auffindbar ist. Das kostet jede Woche Arbeitszeit und birgt Risiken, denn für Geschäftsbriefe, Rechnungen und Buchungsbelege gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die ein loser Ordner nicht zuverlässig einhält. Mit einem Dokumenten-Management-System von edv-trend liegen alle Unterlagen an einem Ort, werden nach einheitlichen Regeln abgelegt und lassen sich per Volltextsuche in Sekunden wiederfinden.

Den meisten Unternehmen mangelt es an...

Übersicht

Dokumente verteilen sich auf Ordner, Laufwerke, Postfächer und Schreibtische. Niemand weiß sicher, wo die aktuelle Version liegt.

Rechtssicherheit

Rechnungen, Verträge und Geschäftsbriefe müssen je nach Art sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden. Mit losen Ordnern und Postfächern gelingt das kaum.

Einheitliche Ablage

Ohne feste Regeln legt jeder anders ab. Dateinamen, Ordnerstrukturen und Versionen wuchern dabei, sodass die Suche zum Ratespiel wird.

Klare Zugriffsrechte

Wer darf welche Unterlagen sehen? Ohne Rechtekonzept liegen Personalakten oder Verträge im schlimmsten Fall offen auf dem Netzlaufwerk.

Ihre Unterlagen in sicheren Händen!

Unsere Leistungen für Ihr Dokumenten-Management

Ein Dokumenten-Management-System ist nur so gut wie seine Einführung. edv-trend übernimmt den gesamten Weg: von der Bestandsaufnahme über die Digitalisierung Ihrer Papierunterlagen bis zur laufenden Betreuung des Systems.

Digitalisierung

Wir überführen Ihre Papierunterlagen in durchsuchbare digitale Dokumente, sodass die Ordnerberge aus Ihrem Büro verschwinden.

Zentrale Ablage und Suche

Alle Dokumente liegen an einem Ort, werden nach festen Regeln abgelegt und lassen sich per Volltextsuche in Sekunden finden.

E-Mail-Archivierung

Eingehende und ausgehende E-Mails werden automatisch in einem langzeitstabilen Format archiviert, damit Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind.

Zugriffsrechte

Sie legen fest, wer welche Dokumente sehen und bearbeiten darf, sodass sensible Unterlagen wie Verträge oder Personalakten geschützt bleiben.

Sichere Datensicherung

Ihr Dokumentenbestand wird regelmäßig gesichert und außerhalb Ihres Unternehmens abgelegt, damit nichts verloren geht.

Fester Ansprechpartner

Bei Fragen oder im Notfall erreichen Sie einen festen Ansprechpartner, der Ihre Ablagestruktur kennt und sofort helfen kann.

Dokumenten-Management funktioniert im Alltag fast unmerklich. edv-trend analysiert zunächst, welche Unterlagen bei Ihnen anfallen und wie sie heute abgelegt werden. Danach richten wir die zentrale Ablage mit Regeln und Zugriffsrechten ein, digitalisieren vorhandene Papierunterlagen und binden Ihr E-Mail-System an. Ihr Team legt ab diesem Tag alles an einem Ort ab und findet es per Suche wieder, während wir uns um Betrieb, Updates und Sicherung kümmern.

So funktioniert die Zusammenarbeit

In drei Schritten zum digitalen Dokumentenarchiv

Von der ersten Bestandsaufnahme bis zum laufenden Betrieb begleiten wir Sie mit einem klaren Ablauf. So wissen Sie von Anfang an, was passiert, während Sie sich ganz auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren können.

Ablage analysieren

Bestehende Ablage, Papierflut und Aufbewahrungspflichten erfassen

DMS einrichten

Zentrale Ablage, Regeln und E-Mail-Archivierung aufsetzen

Wir übernehmen

Dauerhaft betreuen, sichern und bei Fragen sofort helfen

Beantworten Sie in unter einer Minute ein paar Fragen zu Ihrer aktuellen Ablage und erhalten Sie sofort eine Einschätzung, wie hoch Ihr Handlungsbedarf bei Dokumenten und E-Mails wirklich ist. Unverbindlich und ohne Angabe von Kontaktdaten.

Dokumenten-Check – edv-trend

Dokumenten-Check

Wie gut ist Ihre Ablage wirklich organisiert?

Beantworten Sie ein paar kurze Fragen zu Ihrer aktuellen Ablage. Sie erfahren sofort, wie hoch Ihr Handlungsbedarf ist und welche Bausteine des Dokumenten-Managements für Sie besonders wichtig sind. Unverbindlich und ohne Angabe von Kontaktdaten.

Mitarbeitende mit Büroarbeitsplatz15

1250+

Wie werden Dokumente heute abgelegt?

Digitalzentral und strukturiert

GemischtPapier und Netzlaufwerk

Überwiegend PapierOrdner und Aktenschränke

Wie schnell finden Sie einen Vertrag von vor drei Jahren?

In Sekunden

In Minuten

Das dauertoder klappt nicht

Werden E-Mails rechtssicher archiviert?

Jaautomatisch archiviert

Nur im Postfach

Unbekannt

Wer darf auf welche Unterlagen zugreifen?

Klar geregelt

Teilweise

Jeder allesoder unklar

Haben Sie Aufbewahrungsfristen im Griff?

Jafester Prozess

Teilweise

UnklarFristen nicht bekannt

0Bedarf

Diese Bausteine unseres Dokumenten-Managements greifen für Sie

Ordnung in Ihre Unterlagen bringen

Wir digitalisieren Ihre Dokumente, archivieren Ihre E-Mails rechtssicher und richten eine zentrale Ablage ein, in der Ihr Team alles in Sekunden findet.

Dokumenten-Management anfragen

Ihr Ansprechpartner für Dokumenten-Management

Mike Brumniera

Sie haben Fragen zu Dokumenten-Management oder E-Mail-Archivierung oder möchten wissen, was edv-trend für Ihren Betrieb übernehmen kann? Sprechen Sie uns direkt an. Wir melden uns persönlich bei Ihnen.

+49 2332 967020-0 E-Mail schreiben Rückruf vereinbaren

Zufriedene Kunden

    
 
 
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   Germaine Korten 
 
 
 
 Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist. Seit langem ein verlässlicher IT Partner. Schneller Support, faire Beratung und ein Team das mitdenkt.
  
 
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   Tom Beckmann 
 
 
 
 Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist. Vor der Zusammenarbeit mit edv-trend hatten wir regelmäßig Ausfälle durch fehlende Backups, Updates und schwer zu verwaltende Firewalls. Mit den Managed Services läuft heute alles stabil: Monitoring, Patch Management und Backups funktionieren zuverlässig. Besonders beeindruckt hat uns die schnelle Wiederherstellung nach einem Hardwaredefekt. Wir haben jetzt deutlich weniger Probleme und spürbar mehr Vertrauen in unsere IT.
  
 
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   Marc Stoltenberg 
 
 
 
 Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist. Seit Jahren arbeiten wir mit EDV -Trend zusammen. Wir sind sehr zufrieden.
  
 
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 Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist. Ich bin sehr zufrieden mit EDV Trend
Ich brauchte dringend und kurzfristig Hilfe und das ganze noch kurz vor Weihnachten.
Herr Brumniera hat sich trotz vollem Terminplan ausreichend Zeit für mich genommen und mich sehr gut beraten und unterstützt. Dies Trift auch für Seine Mitarbeiter zu.
  
 
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   Michael Feustel 
 
 
 
 Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist. Seit über 20 Jahren beziehe ich meine Computer und alles was dazu gehört, von der Firma EDV Trend.
Für meine Anliegen und Probleme wurden immer hervorragene Lösungen gefunden und das zu absolut fairen Preisen.
Ich kann Herrn Brumniera und die Firma EDV Trend somit uneingeschränkt weiter empfehlen.
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   Karin I. 
 
 
 
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Seit über 25 Jahren in Gevelsberg verwurzelt, im gesamten Ennepe-Ruhr-Kreis für Sie da. Ihr Dokumenten-Management besprechen wir persönlich bei Ihnen im Büro, statt Sie an eine anonyme Hotline zu verweisen.

Gevelsberg

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Wetter

FAQ Dokumenten-Management – edv-trend

Häufige Fragen

Was Unternehmer über Dokumenten-Management wissen wollen

Antworten auf die Fragen, die uns im Ennepe-Ruhr-Kreis am häufigsten gestellt werden.

Was ist ein Dokumenten-Management-System und was bringt es uns?

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist eine zentrale digitale Ablage, in der alle Geschäftsunterlagen nach einheitlichen Regeln gespeichert und per Volltextsuche gefunden werden. Statt in Ordnern, auf Netzlaufwerken und in Postfächern zu suchen, öffnen Ihre Mitarbeitenden das benötigte Dokument in Sekunden. Mit Dokumenten-Management von edv-trend sparen Sie dadurch jede Woche Arbeitszeit, behalten die aktuelle Version im Blick und erfüllen zugleich Ihre Aufbewahrungspflichten.

Reicht es nicht, wenn wir unsere Dokumente sauber in Ordnern auf dem Server ablegen?

Eine saubere Ordnerstruktur ist ein guter Anfang, funktioniert aber nur so lange, wie sich alle daran halten. In der Praxis legt jeder ein wenig anders ab, wobei Dateien verschoben oder doppelt gespeichert werden, sodass niemand mehr sicher weiß, welche Version gilt. Ein DMS ergänzt die Ablage um Regeln, Verschlagwortung, Versionsverwaltung und eine Suche über den Inhalt der Dokumente, sodass Sie nicht mehr wissen müssen, wo etwas liegt.

Müssen wir unsere E-Mails wirklich archivieren?

In der Regel ja, wenn Ihre E-Mails als Handels- oder Geschäftsbrief oder als Buchungsbeleg gelten. Solche Nachrichten müssen unveränderbar und auffindbar aufbewahrt werden. Das Postfach erfüllt diese Anforderung nicht, weil dort jeder Nachrichten löschen oder verändern kann. Eine professionelle E-Mail-Archivierung speichert eingehende und ausgehende Nachrichten automatisch in einem langzeitstabilen Format. Wie das in Ihrem Fall konkret aussieht, klären Sie am besten gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung.

Wie lange müssen wir Geschäftsunterlagen aufbewahren?

Das hängt von der Art des Dokuments ab. Handels- und Geschäftsbriefe sind in der Regel sechs Jahre aufzubewahren. Buchungsbelege wie Rechnungen gelten seit 2025 acht Jahre lang. Jahresabschlüsse und Bilanzen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Ein DMS kann diese Fristen im System hinterlegen, sodass Sie jederzeit sehen, was Sie noch behalten müssen und was Sie datenschutzkonform löschen dürfen. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.

Dürfen wir Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Unter bestimmten Voraussetzungen ja. Entscheidend ist, dass das Scannen nach den Grundsätzen der GoBD erfolgt und das Verfahren dokumentiert ist. Einige Originale wie notarielle Urkunden müssen dennoch im Original bleiben. Wir stimmen den Ablauf der Digitalisierung mit Ihnen und auf Wunsch mit Ihrer Steuerberatung ab, damit Sie Platz im Büro gewinnen und rechtlich auf der sicheren Seite bleiben.

Was bedeutet die E-Rechnung für unsere Dokumentenablage?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Das Ausstellen wird für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027 Pflicht, für alle anderen ab 2028. Eine E-Rechnung ist im strukturierten Originalformat aufzubewahren, ein ausgedrucktes PDF genügt dafür nicht. Wir richten Ihre Ablage so ein, dass E-Rechnungen zuverlässig im Original gespeichert und später wiedergefunden werden.

Wie sicher sind unsere Dokumente in einem DMS?

In der Regel sicherer als im klassischen Ordner. Sie legen fest, wer welche Unterlagen sehen und bearbeiten darf, sodass Personalakten oder Verträge nicht für alle offen liegen. Änderungen lassen sich nachvollziehen, während der gesamte Bestand regelmäßig gesichert und außerhalb Ihres Unternehmens abgelegt wird. Dadurch sind Ihre Unterlagen auch bei Hardwaredefekt, Feuer oder Ransomware geschützt.

Wie lange dauert die Einführung?

Das hängt vom Umfang Ihres Bestands und davon ab, wie viele Papierunterlagen digitalisiert werden sollen. Wir starten in der Regel mit den Dokumenten, die Ihr Team im Alltag am häufigsten braucht und erweitern die Ablage danach Schritt für Schritt. So arbeiten Sie früh mit dem System, ohne dass der Betrieb durch ein großes Umstellungsprojekt ausgebremst wird.

Lohnt sich ein DMS auch für kleine Unternehmen?

Ja, denn Suchzeiten und Aufbewahrungspflichten gibt es unabhängig von der Betriebsgröße. Wir betreuen Unternehmen mit etwa einem bis hundert IT-Arbeitsplätzen und passen Umfang und Aufwand an Ihre Situation an. Was das konkret kostet, hängt von der Zahl der Arbeitsplätze, der Datenmenge und dem Umfang der Digitalisierung ab. Nach einer kostenlosen Analyse erhalten Sie von uns ein transparentes Angebot.

Muss sich bei uns jemand um das System kümmern?

Mit Dokumenten-Management von edv-trend: nein. Einrichtung, Betrieb, Updates und die Sicherung laufen vollständig auf unserer Seite. Ihr Team arbeitet lediglich mit dem System und kann sich bei Fragen jederzeit an Ihren festen Ansprechpartner wenden. Sie behalten Ihr Tagesgeschäft im Blick, während wir dafür sorgen, dass Ihre Ablage aktuell, geordnet und gesichert bleibt.

Jetzt Kontakt aufnehmen!

Egal ob es um Ordnung in Ihren Unterlagen oder um Sicherheit geht: Wir bieten Ihnen ein breites Portfolio an IT-Dienstleistungen, mit dem die Arbeit mit Ihrer IT so komfortabel wie möglich wird.